Ein wichtiger Schritt in Richtung Online Business: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele spannende Herausforderungen mit sich – eine davon ist die steuerliche Erfassung deines Unternehmens. Nachdem du dein Gewerbe angemeldet hast, erhältst du vom Finanzamt die Aufforderung, den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzureichen. Dieses Dokument ist entscheidend für deine zukünftigen Steuerpflichten und sollte mit großer Sorgfalt ausgefüllt werden. Seit dem 1. Januar 2021 gibt es eine wichtige Neuerung: Die Steuernummer für Unternehmen und selbständige Tätigkeiten muss nun elektronisch mit Hilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

Natürliche und juristische Personen sowie Personengesellschaften sind verpflichtet, innerhalb eines Monats nach der Eröffnung eines Gewerbebetriebes bzw. einer Betriebsstätte, den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim zuständigen Finanzamt auf elektronischem Weg zu übermitteln. Voraussetzung dafür ist die Registrierung bei ELSTER, dem Online-Portal der deutschen Steuerverwaltung. Neu ist hierbei die Möglichkeit, sich bei ELSTER mit einer einfachen Registrierung per E-Mail-Adresse anzumelden. Diese Registrierungsvariante erzeugt eine Zertifikatsdatei, die ausschließlich zur Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung genutzt werden kann – ideal für neu gegründete Unternehmen oder Selbständige, die noch keine Steuernummer besitzen.

Im Folgenden erkläre ich dir, was der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung genau bedeutet, welche Angaben darin gemacht werden müssen und worauf du besonders achten solltest, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Aber bitte beachte: ich bin kein Steuerberater und übernehme keine Gewähr für Richtigkeit. Für detailliertere Fragen kontaktiere bitte einen Steuerberater.

Download des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung

Häufig gestellte Fragen zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

1. Wie erhält man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Wenn du ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, verlangt das Finanzamt von dir den sogenannten steuerlichen Erfassungsbogen. Du kannst ihn auf mehreren Wegen erhalten:

• am einfachsten über das offizielle ELSTER-Portal (elster.de),
• alternativ telefonisch oder persönlich bei deinem Finanzamt,
• in vielen Fällen auch über die Website deines Bundeslandes.
  Über ELSTER kannst du den Fragebogen nicht nur herunterladen, sondern auch direkt digital ausfüllen und elektronisch übermitteln. Das spart Zeit und du bekommst oft schneller eine Rückmeldung – inklusive Empfangsbestätigung.

2. Wann muss der Fragebogen beim Finanzamt abgegeben werden?
Der steuerliche Erfassungsbogen sollte spätestens vier Wochen nach Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt eingehen. Diese Frist ist gesetzlich nicht exakt geregelt, aber wird von den Finanzbehörden als Standard angesehen.
Tipp: Wenn du zuerst dein Gewerbe anmeldest, wird das Finanzamt automatisch informiert und schickt dir den Link oder ein Schreiben mit Aufforderung zur Abgabe. Warte aber nicht zu lange – ohne Steuernummer darfst du keine Rechnungen ausstellen.

3. Was passiert, wenn man den Fragebogen zu spät abgibt?
Reichst du den Bogen verspätet ein, kann das zu mehreren Problemen führen:

• Verzögerungen bei der Zuteilung deiner Steuernummer
• Probleme bei der Geschäftseröffnung (z. B. Shop, Bankkonto, Rechnungen)
• Bußgeld wegen Verletzung der Mitwirkungspflicht
  In der Praxis reagieren die meisten Finanzämter kulant – aber verlasse dich nicht darauf. Wenn du merkst, dass du es nicht rechtzeitig schaffst, ruf vorher an und informiere dich über eine mögliche Fristverlängerung.

4. Welche Informationen muss man im Fragebogen angeben?
Der Fragebogen ist umfangreich – du brauchst:

• deine persönlichen Daten (Name, Adresse, Steuernummer, Kontaktdaten),
• Angaben zur Tätigkeit (z. B. „Online-Verkauf von digitalen Produkten via Etsy“),
• geschätzte Umsätze und Gewinne,
• Bankverbindung für Steuererstattungen,
• Infos zur Kleinunternehmerregelung,
• ggf. Angaben zu Mitgesellschaftern oder Mitarbeitern.
  Besonders wichtig: Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so konkret wie möglich sein. Vage Angaben wie „Online-Business“ oder „Social Media“ reichen nicht aus.

5. Kann man den Fragebogen online ausfüllen und einreichen?
Ja – und das wird auch empfohlen. Das ELSTER-Portal bietet dir die Möglichkeit, den gesamten Bogen digital auszufüllen, zu speichern, abzugeben und sogar zu korrigieren.
Dafür benötigst du ein ELSTER-Benutzerkonto, das du kostenlos erstellen kannst. Die Vorteile:

• schnellere Bearbeitung durch das Finanzamt,
• automatische Eingangsbestätigung,
• weniger Papierkram.
  Papierformulare sind weiterhin möglich, aber die digitale Abwicklung ist deutlich effizienter.

6. Was sollte man tun, wenn sich nachträglich Angaben ändern?
Wenn sich nach der Abgabe des steuerlichen Erfassungsbogens Änderungen ergeben – z. B. bei deiner Adresse, Bankverbindung, der Art deiner Tätigkeit oder deiner Unternehmensform – musst du das dem Finanzamt umgehend mitteilen.
Du kannst die Änderungen schriftlich per Post einreichen oder – deutlich schneller – über das ELSTER-Portal melden. Besonders wichtig ist das bei Änderungen, die deine steuerliche Einstufung oder die Zuständigkeit betreffen, z. B. bei einem Umzug oder Wechsel von freiberuflich zu gewerblich. Je aktueller deine Angaben beim Finanzamt sind, desto reibungsloser läuft später deine Steuererklärung.

7. Braucht man eine Steuerberatung für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
Für viele Gründer:innen ist der Fragebogen gut verständlich und ohne Steuerberatung auszufüllen – besonders bei einfachen Geschäftsmodellen, wie dem Verkauf über Etsy oder das Schreiben auf freiberuflicher Basis.
Doch sobald deine Tätigkeit komplexer wird (z. B. internationale Kunden, Mischformen von Gewerbe und Freiberuf, Nutzung der Regelbesteuerung statt Kleinunternehmerregelung), lohnt sich ein:e Steuerberater:in. Sie oder er kann dir helfen, alle Angaben korrekt zu machen, steuerliche Vorteile zu nutzen und spätere Probleme zu vermeiden.

8. Wo findet man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung als PDF?
Einige Finanzämter bieten nach wie vor PDF-Versionen des Erfassungsbogens auf ihren Websites an – meist auf den Seiten der Landesfinanzverwaltungen. Diese kannst du am Computer ausfüllen, ausdrucken und per Post einsenden.
Empfohlen wird jedoch klar die elektronische Abgabe über Mein ELSTER. Diese digitale Variante ist nicht nur schneller, sondern du bekommst auch direkt eine Eingangsbestätigung und kannst später jederzeit darauf zugreifen. Zudem sinkt das Risiko von Übertragungs- oder Eingabefehlern.

9. Müssen auch Kleingewerbetreibende den Fragebogen ausfüllen?
Ja, unbedingt. Auch wenn du als Kleinunternehmer:in startest und wenig Umsatz erwartest, bist du verpflichtet, den Fragebogen vollständig auszufüllen und dem Finanzamt zu übermitteln.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird im Erfassungsbogen explizit abgefragt – du musst sie dort ankreuzen, wenn du darauf verzichten willst, Umsatzsteuer auszuweisen. Sie befreit dich nicht von der Pflicht zur steuerlichen Registrierung, sondern betrifft nur die Umsatzsteuer.

10. Gibt es einen Unterschied für Freiberufler beim Ausfüllen des Erfassungsbogens?
Ja, Freiberufler:innen müssen sich nicht beim Gewerbeamt anmelden, sondern direkt über den steuerlichen Erfassungsbogen beim Finanzamt registrieren. Wichtig ist, dass du deine Tätigkeit korrekt als freiberuflich deklarierst – also z. B. als Texter:in, Berater:in, Dozent:in oder Therapeut:in.
In der Praxis bedeutet das: Du füllst denselben Erfassungsbogen aus wie Gewerbetreibende, kreuzt jedoch „freiberufliche Tätigkeit“ an und gibst deine Branche konkret an. Der Vorteil: Du bist in der Regel nicht gewerbesteuerpflichtig und sparst dir die Gewerbeanmeldung.

11. Müssen auch Studierende oder Angestellte mit Nebentätigkeit den Erfassungsbogen abgeben?
Ja – sobald du eine selbstständige Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht aufnimmst, bist du verpflichtet, den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen – unabhängig davon, ob du studierst, angestellt bist oder bereits ein Einkommen beziehst.
Beispiel: Wenn du neben deinem Studium einen Etsy-Shop eröffnest oder freiberuflich Texte schreibst, zählt das als steuerpflichtige Tätigkeit. Auch geringe Einnahmen oder ein Kleingewerbe entbinden dich nicht von dieser Pflicht. Das Finanzamt benötigt den Bogen, um deine neue Tätigkeit steuerlich korrekt einzuordnen.

12. Muss ich den Fragebogen auch ausfüllen, wenn ich keine Gewerbeanmeldung habe?
Ja, in bestimmten Fällen. Freiberufler:innen müssen kein Gewerbe anmelden, aber trotzdem den Erfassungsbogen abgeben. Auch Personen, die sich z. B. im Rahmen eines Nebenerwerbs selbstständig machen (z. B. mit Coaching, künstlerischer Arbeit oder Blogging), sind steuerlich erfassungspflichtig.
Entscheidend ist, ob du selbstständig arbeitest und Einnahmen erzielst – unabhängig von der Gewerbeanmeldung. Auch wer ein Gewerbe bereits abgemeldet hat, aber weiterhin freiberuflich tätig bleibt, muss einen neuen Erfassungsbogen einreichen.

13. Kann ich den steuerlichen Erfassungsbogen auch ohne ELSTER-Konto einreichen?
Grundsätzlich ja – du kannst den Bogen auch ausdrucken und per Post ans Finanzamt senden. Einige Ämter bieten zudem eine persönliche Abgabe vor Ort an.
Allerdings ist das ELSTER-Portal der empfohlene Weg: Du kannst den Fragebogen dort online ausfüllen, elektronisch signieren und direkt abschicken. Der Vorteil: Du bekommst eine sofortige Bestätigung, sparst Porto und die Bearbeitung läuft meist schneller. Falls du noch kein ELSTER-Konto hast, solltest du es frühzeitig beantragen – die Einrichtung kann ein paar Tage dauern.

14. Was passiert nach der Abgabe des steuerlichen Erfassungsbogens?
Sobald du den Bogen eingereicht hast, prüft das Finanzamt deine Angaben und legt ein Steuerkonto für dich an. Danach erhältst du per Post deine neue Steuernummer – diese brauchst du, um gültige Rechnungen schreiben zu dürfen.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (z. B. weil du die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt), bekommst du außerdem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese ist insbesondere für Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU relevant. Die Bearbeitung dauert in der Regel 1–3 Wochen – in Stoßzeiten auch länger.

15. Wie lange dauert die Bearbeitung beim Finanzamt?
Je nach Bundesland und Auslastung des Finanzamts dauert die Bearbeitung des steuerlichen Erfassungsbogens meist 1 bis 3 Wochen. In Gründungs-Hochzeiten (z. B. zu Jahresbeginn oder vor Steuerfristen) kann es auch mal 4 Wochen dauern.
Wenn du den Bogen digital über ELSTER abgibst, geht es in der Regel schneller. Du bekommst dort auch eine sofortige Eingangsbestätigung. Sollte nach 3 Wochen noch keine Rückmeldung erfolgen, lohnt sich ein kurzer Anruf beim Finanzamt – manchmal hängen Vorgänge einfach „in der Warteschleife“.

16. Welche Fehler sollte man beim Ausfüllen des Erfassungsbogens vermeiden?
Zu den häufigsten Fehlern gehört eine zu vage oder unklare Tätigkeitsbeschreibung. Angaben wie „Online-Business“ oder „Social Media“ reichen nicht – beschreibe deine Tätigkeit konkret, z. B. „Verkauf von digitalem Grafikdesign über Etsy“ oder „freiberufliches Lektorat für wissenschaftliche Texte“.
Ein weiterer häufiger Fehler: falsche Einschätzung des Umsatzes. Hier musst du keine exakten Zahlen liefern, aber realistische Schätzwerte angeben. Auch das falsche Ankreuzen bei der Kleinunternehmerregelung führt oft zu unnötigen Rückfragen. Nimm dir ausreichend Zeit oder lasse im Zweifel einen Steuerprofi draufschauen.

17. Was bedeutet die Frage nach der Gewinnerzielungsabsicht?
Mit dieser Frage möchte das Finanzamt wissen, ob du deine Tätigkeit dauerhaft und mit dem Ziel betreibst, einen Gewinn zu erzielen. Sobald diese Gewinnerzielungsabsicht vorliegt, gilt deine Tätigkeit als steuerpflichtig – unabhängig davon, ob du tatsächlich sofort Einnahmen hast.
Wenn du z. B. regelmäßig Produkte online anbietest, einen Shop aufbaust oder Werbung auf deinem Blog schaltest, liegt diese Absicht fast immer vor. Nur wer eine reine Liebhaberei ohne jegliche kommerzielle Ausrichtung betreibt (z. B. privates Basteln), ist davon ausgenommen.



18. Kann ich mehrere Tätigkeiten im steuerlichen Erfassungsbogen angeben?
Ja, das ist nicht nur erlaubt, sondern auch sinnvoll – wenn du mehrere Einnahmequellen hast. Du solltest jede relevante Tätigkeit einzeln aufführen, z. B. „freiberufliche Texterin“ und „Verkauf von Print-on-Demand-Produkten über Shopify“.
Wichtig: Achte darauf, jede Tätigkeit realistisch zu beschreiben und die voraussichtlichen Einnahmen getrennt zu schätzen. Das Finanzamt nutzt diese Angaben zur Einstufung, ob du z. B. zur Umsatzsteuer verpflichtet bist oder welche Steuervorauszahlungen fällig werden.

19. Wie wird entschieden, ob ich umsatzsteuerpflichtig bin?
Ob du umsatzsteuerpflichtig bist, hängt davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG nutzt. Diese befreit dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen – du darfst dann allerdings auch keine Vorsteuer geltend machen.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten folgende Umsatzgrenzen:

• Umsatz im Vorjahr (2024): maximal 25.000 € netto
• Umsatz im laufenden Jahr (2025): voraussichtlich nicht über 100.000 € netto
  Solange du beide Bedingungen erfüllst und die Kleinunternehmerregelung im steuerlichen Erfassungsbogen ankreuzt, bist du von der Umsatzsteuer befreit.
  Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung automatisch und sofort – ab dann musst du Umsatzsteuer berechnen, ausweisen und an das Finanzamt abführen.

20. Was tun, wenn ich den Erfassungsbogen falsch ausgefüllt habe?
Fehler passieren – wichtig ist, dass du sie schnell korrigierst. Du kannst dich dazu direkt an dein Finanzamt wenden – telefonisch oder per ELSTER-Nachricht. In der Regel genügt es, die fehlerhafte Angabe formlos richtigzustellen.
Beispiel: Wenn du dich versehentlich für die Umsatzsteuerpflicht entschieden hast, kannst du das innerhalb der Abgabefrist ändern. Auch bei falschen Umsatzerwartungen oder Tätigkeitsbeschreibungen hilft dir das Finanzamt weiter – je früher du dich meldest, desto unkomplizierter die Korrektur.